در دنیای تجارت امروز، استفاده از ابزارهای دیجیتال برای واردات کالا اهمیت زیادی دارد. یکی از مهم‌ترین ابزارها برای اخذ مجوز واردات در ایران، سامانه ثبتارش است. مجوز واردات از طریق سامانه ثبت تقاضای واردات ارائه می‌گردد. پس اگر می‌خواهید کارتان گیر نکند، نقش پنهان بانک مرکزی در ثبت سفارش را حتماً بشناسید! این مقاله از وب‌سایت ترخیص بار راهنمای گام‌به‌گام و ساده برای اخذ مجوز واردات را در اختیار شما قرار داده است.
آشنایی با سامانه ثبتارش
سامانه ثبت تقاضای واردات در ابتدا یک سیستم مستقل برای ثبت سفارش کالا بود که بعدها به سامانه جامع تجارت منتقل شد. کاربرد اصلی آن دریافت مجوزهای لازم از وزارت صمت برای واردات کالا بود. بعد از انتقال، همه عملکردها در پلتفرمی جامع‌تر زیر آدرس ntsw.ir ادغام شدند اما همچنان فعالان تجارت از عنوان قدیمی «سامانه ثبتارش» برای مجوزها استفاده می‌کنند. شناخت کارکرد کامل این سیستم، از اولین اقدامات لازم برای واردات قانونی کالا محسوب می‌شود.
ثبت‌نام در سامانه
برای شروع، باید به سایت پلتفرم جامع تجارت مراجعه کنید.
در صفحه ورود گزینه‌ای با عنوان «در سامانه ثبتارش عضویت دارم» یا «ندارم» باید انتخاب گردد. اگر حساب دارید، کد ملی و رمز عبور وارد کنید تا اطلاعات قبلی لود شود. در غیر این صورت، فرم مشخصات هویتی مانند کد ملی، تاریخ تولد و شماره تماس را تکمیل نمائید. بارگذاری تصویر و گرفتن تأیید ایمیل و شماره همراه برای امنیت حساب ضروری است.
تکمیل پرونده تجاری
پس از ورود موفق، وارد پنل عملیات تجارت خارجی شوید.
بخش ثبت سفارش یا مجوز واردات را انتخاب کنید تا فرم جدید ایجاد شود. در این فرم باید پروفرمای کالا، اطلاعات فروشنده خارجی، حمل‌ونقل و محل ورود کالا را وارد کنید. همچنین باید کارت بازرگانی و مجوزهای دولتی لازم را آپلود کنید. مدارک شامل پروفرما، شناساگر کالا و گواهی امضای الکترونیکی (توکن) است.
اخذ شناسه فروشنده خارجی
پس از ثبت مشخصات فروشنده خارجی، سامانه ثبتارش یک شناسه ۱۰ رقمی به شما تخصیص می‌دهد. این شناسه برای ارتباط با سیستم فیدا و بررسی هویت فروشنده استفاده می‌شود. در بیشتر موارد، این مرحله ظرف چند ساعت تا حداکثر یک روز کاری انجام می‌شود. شناسه فروشنده برای ادامه مراحل ثبت سفارش و اخذ مجوز الزامی است.
بارگذاری مدارک رسمی
در بخش بعدی باید مدارک رسمی مانند کارت بازرگانی و ثبت تأسیس شرکت را بارگذاری کنید. اگر کالای شما نیاز به مجوز خاص دارد، باید آن مجوز را هم بارگذاری کنید. مثلاً برای واردات دارو مجوز از وزارت بهداشت یا برای مواد کشاورزی مجوز جهاد کشاورزی لازم است. سیستم به‌صورت هوشمند ارتباط مستقیم با نهادهای صدور مجوز برقرار می‌کند. در نتیجه، شما نیازی به مراجعه حضوری نخواهید داشت.
بررسی وضعیت پرونده
پس از ارسال درخواست، می‌توانید وضعیت پرونده را در بخش پیگیری ببینید. اگر نقص یا خطایی در مدارک باشد، سیستم پیام خطا صادر و شما را مطلع می‌سازد. در صورت کامل بودن مدارک، پرونده برای بررسی کارشناسان صمت و سازمان‌های مربوطه ارسال می‌شود. بخشی برای گزارش وضعیت وجود دارد و معمولاً انتظار حدود ۳ تا ۷ روز کاری نیاز است. پیگیری منظم وضعیت پرونده از صفحات پنل تجاری همیشه توصیه می‌شود.
آشنایی با نقش بانک مرکزی در روند ثبت سفارش
در برخی کالاها، ثبت سفارش منوط به دریافت کد رهگیری از بانک مرکزی است. کالاهایی که مشمول ارز دولتی یا نیمایی هستند، ابتدا باید توسط بانک تأیید شوند. در سامانه ثبتارش پس از صدور درخواست، پرونده به‌صورت سیستمی به بانک مرکزی ارسال می‌شود. بانک در صورت تأیید، کد تخصیص ارز صادر می‌کند که ادامه فرآیند واردات را ممکن می‌سازد. در صورت رد درخواست، دلایل آن از طریق پیام سیستمی قابل مشاهده است.
بررسی وضعیت درخواست در سامانه جامع تجارت
پس از ارسال درخواست در ثبتارش، پیگیری وضعیت از طریق سامانه جامع تجارت اهمیت دارد. باید وارد بخش «پیگیری ثبت سفارش» شده و وضعیت مراحل را مشاهده کنید. اگر نقصی در مدارک یا اطلاعات وجود داشته باشد، پیام هشدار برای شما نمایش داده می‌شود. همچنین امکان مشاهده زمان پاسخ‌دهی نهادهای صادرکننده مجوز نیز وجود دارد. این پیگیری به شما کمک می‌کند زمان‌بندی دقیقی برای ترخیص کالا از گمرک داشته باشید.
دریافت مجوز واردات
در صورت تأیید نهایی، یک کد یا مجوز با کد ۸ رقمی برای شما صادر می‌شود. این مجوز نشان‌دهنده مجاز بودن شما برای ثبت سفارش و واردات محسوب می‌شود. هم‌زمان اطلاعیه‌ای برای این مجوز در داشبورد شما نمایش داده می‌شود. نسخه PDF مجوز را دانلود کنید و آن را جهت ارائه به گمرک همراه پیش‌فاکتور ارائه نمایید. این مجوز برای اظهار کالا در گمرک الزامی است.
ارتباط با بخش پشتیبانی سامانه ثبتارش
اگر مشکلی در فرایند ثبت سفارش یا اخذ مجوز پیش آمد، می‌توانید از بخش پشتیبانی سامانه کمک بگیرید. در داشبورد امکاناتی برای مشاهده سؤالات متداول یا ارسال تیکت پشتیبانی وجود دارد. پشتیبانان معمولاً ظرف حداکثر ۲۴ ساعت به درخواست‌ها پاسخ می‌دهند. ثبت شماره تماس و ایمیل معتبر سرعت پاسخ‌دهی را افزایش می‌دهد.
بررسی امکان واردات کالا پیش از ثبت سفارش
پیش از هر اقدامی باید مطمئن شوید که کالای موردنظر شما واردات‌پذیر است یا نه. در بخش «بررسی امکان ورود کالا» در سامانه، می‌توانید با وارد کردن کد تعرفه یا نام کالا، از مجاز یا ممنوع بودن آن مطلع شوید. گاهی کالاهایی که از نظر عمومی آزاد هستند، به‌دلیل ضوابط فنی یا بهداشتی مشمول محدودیت‌اند. این بررسی از هدررفت وقت و هزینه‌های اضافی جلوگیری می‌کند. کاربران هوشمند، این مرحله را قبل از تکمیل فرم ثبت سفارش انجام می‌دهند.
اعتبارسنجی فروشنده خارجی
یکی از مراحل حساس، اعتبارسنجی فروشنده خارجی است که از طریق فیدا یا بخش مربوط در سامانه ثبتارش انجام می‌شود. باید اطلاعات دقیق مانند شماره ثبت، کشور مبدا و حوزه فعالیت را وارد کنید. در برخی موارد نیاز است اسناد و مدارک شرکت خارجی مانند فاکتور رسمی و گواهی بازرگانی نیز بارگذاری شوند. سامانه بعد از بررسی، شناسه فروشنده را اختصاص می‌دهد که باید در پروفرما قید شده باشد. اطمینان از اصالت فروشنده، از بروز مشکلات بعدی در واردات جلوگیری می‌کند.
استفاده از ابزارهای استعلام مجوز
در داشبورد کاربری، بخشی با عنوان «استعلام مجوز» وجود دارد که به شما کمک می‌کند وضعیت کالا را بررسی کنید. با وارد کردن اطلاعات اولیه، سامانه به‌صورت خودکار مشخص می‌کند آیا کالا نیاز به مجوز خاص دارد یا خیر. این ابزار باعث کاهش خطا و تسریع روند تکمیل پرونده می‌شود. حتی می‌توانید مجوزهای صادرشده برای پرونده‌های قبلی را مشاهده و بررسی کنید. استفاده از این قابلیت یکی از راه‌های حرفه‌ای استفاده از سامانه ثبتارش است.
راهکارهایی برای جلوگیری از رد مجوز
بسیاری از کاربران با مشکل رد شدن مجوز واردات مواجه می‌شوند که اغلب به‌دلیل نقص اطلاعات است. برای پیشگیری از این موضوع، پیشنهاد می‌شود تمام اطلاعات با دقت و براساس مدارک رسمی ثبت شوند. به‌عنوان مثال، اگر شماره فاکتور یا تاریخ پروفرما اشتباه وارد شود، کل پرونده برگشت داده می‌شود. همچنین اگر فرمت فایل‌های آپلود شده با استاندارد سامانه مطابقت نداشته باشد، سامانه آن‌ها را نمی‌پذیرد. در سامانه ثبتارش، هرگونه اصلاح سریع باید براساس پیام‌های هشدار انجام شود.
کاربرد گزارش‌های آماری ثبتارش
یکی از قابلیت‌های کاربردی این سامانه، ارائه گزارش‌های آماری از وضعیت ثبت سفارش و مجوزهای صادرشده است. کاربران می‌توانند براساس نوع کالا، کشور مبدا یا بازه زمانی، گزارش تحلیلی دریافت کنند. این گزارش‌ها به شرکت‌ها کمک می‌کند روند واردات را برنامه‌ریزی و نقاط ضعف را اصلاح کنند. حتی می‌توان رقبا یا بازار هدف را بر اساس تعداد مجوزها تحلیل کرد. گزارش‌ها در قالب فایل PDF یا Excel نیز قابل دانلود و ذخیره‌سازی هستند.
تجربه کاربران حرفه‌ای از سامانه ثبتارش
واردکنندگان حرفه‌ای برای بهره‌گیری بهتر از سامانه، نکاتی کاربردی را رعایت می‌کنند. برای مثال، آن‌ها همیشه اطلاعات کالا و فروشنده را در فایل اکسل ذخیره کرده و در دفعات بعد از آن استفاده می‌کنند. برخی نیز از خدمات مشاوران رسمی تجارت خارجی برای تکمیل پرونده کمک می‌گیرند. همچنین استفاده از امضای الکترونیکی معتبر و تمدید به‌موقع آن، یکی از نکات ضروری در ثبت سفارش است. آشنایی با این تجربه‌ها باعث می‌شود با اطمینان بیشتری وارد فرآیند مجوز واردات شوید.
مطلب آخر
استفاده آگاهانه و دقیق از سامانه ثبتارش باعث می‌شود واردات کالا با سرعت بیشتر و ریسک کمتر انجام شود. در این راهنمای گام‌به‌گام، تمامی مراحل از ثبت‌نام تا دریافت مجوز به‌صورت کاربردی توضیح داده شد. حالا که رموز سامانه ثبت تقاضای واردات را یاد گرفتید، وقت آن رسیده است سراغ دیگر مقالات ما بروید و حرفه‌ای‌تر از همیشه وارد عمل شوید.